建立激励机制，对按时偿还、无拖欠且粮食质量合格的农户，予以口头表彰，在村社公示表扬，后续灾荒发生时，优先为其提供借粮救济，树立“诚信借粮、按时偿还”的良好导向；对积极督促他人偿还、主动协助村社开展偿还工作的乡绅代表、村社干部，也予以适当表彰，调动各方积极性，确保借粮偿还工作有序推进。
发放物资规制
救济粮发放，物资质量是底线，需明确物资标准，严格把控粮食质量，确保粮食可食、可用、安全，贴合灾民需求，杜绝发放霉变、劣质、掺假粮食，损害灾民利益、影响救济实效，辜负灾民信任。
救济粮品类明确，以粟、麦为主，兼及黍、豆等杂粮，均需符合食用标准，无霉变、无破损、无掺沙、无异味，颗粒饱满、干燥洁净，便于长期存放、不易变质。仓粮看管人员在粮食出库前，需对粮食进行全面筛选、检验，剔除霉变、破损、掺假的粮食，对粮食质量进行抽样检测，检验记录留存归档，不合格粮食严禁出库发放。
发放时，按户分装，采用结实的粗布口袋封装，每袋标注清晰，注明发放数量、发放日期、灾情等级、发放村社、责任人等信息，便于核对、监督与追溯，避免出现错发、漏发、多发现象；同时，分装过程中，由乡绅代表现场监督，确保分装数量准确、粮食质量合格。
除核心口粮外，根据灾情等级与灾民实际需求，补充相关生活物资：重灾临时安置点，同步发放清洁饮用水、御寒衣物（如粗布棉衣、棉被）、简易炊具（如铁锅、陶碗）、取暖物资（如柴薪、草席）等，全方位保障灾民基本生活，解决灾民住宿、取暖、做饭等实际困难；中灾、轻灾区域，可根据实际情况，适度补充杂粮、农作物种子（如速生蔬菜、耐旱杂粮种子），帮助灾民开展自救，减少对救济粮的依赖，加快农业生产恢复。
物资管理规范有序，建立物资发放台账，详细记录物资种类、数量、发放时间、发放对象，逐户核对、签字确认，确保物资发放精准、可追溯；剩余物资妥善保管，统一存放于指定场所，做好防潮、防火、防盗措施，严禁挪用、浪费，后续根据灾情变化，统筹调配使用。
发放核查规制
济粮发放核查，是确保发放工作精准、无偏差、无违规的关键环节，需全程跟进、严格把关、闭环管理，杜绝“重发放、轻核查”的现象，确保救济粮发放真正惠民、实效落地，让每一份救济都能发挥最大作用。
核查工作由卫城农官牵头，联合乡绅代表、边民代表组成专项核查小组，明确核查职责、核查流程、核查标准，开展全流程、全方位核查，确保核查工作严谨、公正、高效，不走过场、不搞形式。
核查分三次开展，层层递进、全程覆盖，形成闭环管理。第一次，发放前核查，重点核查粮源储备是否充足、发放标准是否明确、灾民台账是否详实、数量核算是否准确，及时发现并解决粮源不足、标准不符、核算错误、虚假登记等问题，确保发放工作顺利启动，无先天漏洞。
第二次，发放中核查，核查小组随机抽查各村社、各发放点的现场发放情况，逐一核对灾民身份、发放数量、签字凭证，检查粮食质量，及时纠正代领冒领、克扣掺假、错发漏发、超额发放等违规行为；同时，与灾民现场沟通，了解发放流程是否便捷、粮食质量是否合格，收集灾民诉求与意见，及时调整优化发放工作。
第三次，发放后核查，核查小组逐户回访灾民，深入灾民家中，确认粮食是否足额领取、质量是否合格，有无克扣、挪用、掺假等情况，详细记录灾民反馈的问题与建议，建立核查台账；对核查中发现的问题，立即责令相关责任人整改，整改完成后，核查小组进行复核，确保问题整改到位，形成“核查—整改—复核”的闭环管理，确保济粮发放工作无偏差、无违规、有实效。
发放档案规制
济粮发放档案，是济粮发放工作的重要凭证，当详实完整、可查可溯、妥善保管，专人负责档案管理，详细记录济粮发放全流程，为后续粮源核算、政策优化、经验总结提供坚实依据，同时也为监督核查、责任追溯提供支撑，杜绝档案缺失、篡改、损毁等现象。
档案记录内容全面详实，无遗漏、无虚假，主要包括：边地灾情等级评定材料（灾情报告、受灾面积统计、减产比例核算等）、灾民台账（家庭人口、受灾情况、存粮情况、是否为特殊困难农户等）、济粮发放标准文件、发放数量核算表、发放时间与地点、灾民签字凭证、借粮偿还情况（借粮数量、偿还数量、偿还时间、逾期情况等）、监督记录（监督人员、监督内容、发现问题、处置结果等）、核查结果（核查报告、整改情况、复核记录等）、灾民诉求反馈与处理情况等。
档案管理规范有序，实行“专人负责、分类归档、妥善保管”，安排专人负责档案的收集、整理、归档、保管工作，严禁篡改、损毁、遗失