第一步，灾民登记：村社负责人组织受灾农户，持户籍凭证（无户籍流民需提供村社核实证明）到指定登记点，详细登记家庭人口、受灾程度、存粮情况、是否属于特殊困难农户等信息，填写《灾民登记表》，逐户核对信息，由灾民本人签字按印确认，村社负责人审核签字后，建立详实的灾民台账，确保无遗漏、无虚假登记。
第二步，数量核算：村社负责人根据灾情等级、灾民家庭人口数量，对照济粮发放标准，逐一核算每户的借粮数量（轻灾）或免费发放数量（中灾、重灾），填写《济粮发放核算表》，标注核算依据与具体数量，上报卫城农官审定；卫城农官对核算表进行逐一审核，核对灾民台账与核算结果，无误后签字审定，反馈至村社执行。
第三步，公示公告：村社负责人将卫城农官审定后的发放标准、每户核算结果、发放时间、发放地点、责任主体（村社负责人、监督人员）等信息，详实公示于村口公告栏、重灾临时安置点、卫城衙署大门两侧，公示期不少于三日；公示期间，接受灾民咨询与监督，对灾民提出的异议，及时核实、妥善处理，无异议后，正式启动济粮发放工作。
第四步，现场发放：发放现场由村社负责人组织，乡绅代表现场监督，仓粮看管人员负责粮食出库、清点、分装；按公示名单逐户发放粮食，灾民本人到场签字按印确认，特殊农户可由家属代签（需提供家属身份证明），村社负责人与乡绅代表现场见证，逐一核对发放数量与灾民身份，确保无错发、漏发、多发现象。
第五步，归档备案：发放工作结束后，村社负责人将《灾民登记表》《济粮发放核算表》《发放记录》《灾民签字凭证》、公示照片等相关材料，整理归档，形成完整的发放档案，上报卫城农官备案；卫城农官将各村社发放档案汇总，统一归档至卫城衙署，便于后续核查、追溯与经验总结。
发放监督规制
济粮发放，监督为要，无监督则无规矩，无规矩则易生乱象。需建立“多方协同、全程覆盖、从严追责”的监督体系，织密监督网络，杜绝克扣、挪用、截留、掺假等违规行为，确保每一粒救济粮都能直达灾民手中，真正发挥救济实效。
监督主体多元化，涵盖卫城农官、乡绅代表、边民代表、仓粮看管人员，形成多方制衡、全程监督的格局，无死角、无盲区。卫城农官作为核心监督者，定期抽查各村社济粮发放情况，每月至少开展一次专项检查，深入发放现场、灾民家中，核对发放台账与实际发放情况，核查粮食质量与数量，及时发现并纠正违规行为。
乡绅代表与边民代表作为民间监督力量，全程参与济粮发放的每一个环节，从灾民登记、数量核算，到现场发放、粮食出库，全程现场监督，逐一核对灾民身份、发放数量，制止代领冒领、克扣掺假、超额发放等违规行为；及时收集灾民诉求与意见，反馈给卫城农官与村社负责人，确保监督接地气、有实效。
仓粮看管人员作为粮源监督者，严格核对出库粮食数量与发放记录，确保账实相符，发现粮食霉变、劣质、掺假，或出库数量与发放记录不符的，立即停止出库，及时上报卫城农官，杜绝问题粮食流入灾民手中；同时，监督粮源储存与出库流程，避免粮食损耗、挪用。
监督追责从严从实，对监督中发现的克扣、挪用、截留救济粮，发放霉变、劣质、掺假粮食，虚假登记、错发漏发、多领冒领等违规行为，立即制止，追缴违规粮食，严肃追究相关责任人（村社负责人、监督人员、仓粮看管人员等）的责任，情节较轻的予以批评教育、惩戒警告，情节严重的上报边郡衙署从严处置，并公开通报处置结果，以严监督守住救济底线，以严追责彰显政策刚性。
借粮偿还规制
轻灾借粮，偿还为重，借粮之举既是解灾民短期之困，也是培育灾民自救意识、维护常平仓粮源平衡的重要举措，坚决杜绝无偿占用救济粮、依赖救济的惰性，确保常平仓粮源及时补充，为后续灾荒救济奠定基础。
偿还期限明确界定，为秋收后一月内，灾民需按借粮数量，足额偿还粟、麦等耐储存粮食，不得拖欠、不得掺假、不得用劣质粮食抵偿，偿还粮食的质量需符合常平仓入库标准，无霉变、无破损、无掺沙、无异味，由仓粮看管人员现场检验，合格后方可入库，不合格的责令灾民更换。
村社负责人承担督促偿还的责任，秋收结束后，及时提醒灾民按时偿还借粮，建立《借粮偿还台账》，逐户核对偿还数量、粮食质量，详细记录偿还情况；对逾期未偿还的农户，及时上门催告，了解逾期原因，对确有困难的，引导其按规定申请延期偿还；对故意拖延、拒绝偿还的农户，督促其限期补缴，拒不补缴者，依照边地律例处置，且下次灾荒不再享受借粮救济