其二，救济措施类，收录诸般救济之举施行之时、之程、之责等内容，按措施类别细分，再依施行时序排序；
其三，物资发放类，收录救济物资之类、之数、之源、之向等记注，按物资类别细分，再依发放时序排序；
其四，成效失误类，收录备荒救恤之成效与失误记注，按时序排序，每一次灾荒之成效与失误，集中归档；
其五，核查监督类，收录档案核查、物资核查、举措核查等相关记注，按核查时序排序。
归档之事，需规范严谨、细致周全。每一类档案，皆需装订成册，标注类别、时序、村社，由专职档案员专人典藏、分类存放。
每册档案，皆需制封面与目录，封面标注档案类别、时序、编撰之人，目录清晰载明所含内容、页码，便于查阅检索。
同时，立档案归档台账，详记每册档案之类别、内容、存放之所、保管之人，定期核对归档之况，排查疏漏，确保每一份档案皆能规范归档、妥善存放，以便速检索、高效用。
《备荒录》汇编规制
档案记注既毕，当汇编成册，定名《备荒录》，集备荒、救恤档案之大成，统一典藏、代代相传。汇编之事，由卫城农官总其责，专职档案员司之，按时序、分类汇总，确保汇编内容完整、条理清晰、详实可靠，不遗漏、不删减、不篡改。
《备荒录》之汇编，当循“完整、有序、详实”三原则。其一，内容完整，全面收录每一次灾荒之相关档案，涵盖灾荒基础信息、救济措施、物资发放、成效失误、核查监督等诸般内容，不遗漏一份记录、不删减一个细节；其二，编排有序，按“灾荒概况—救济措施—物资发放—成效失误—经验总结”之逻辑排序，每一次灾荒单独成篇，篇内按类别有序排列；其三，内容详实，严守档案原文，如实呈现每一笔记录、每一项举措，确保《备荒录》之真实性与可靠性。
汇编既成，需规范装订、明标识，封面镌刻“备荒录”三字，标注编撰之时、编撰之人、编撰之署。同时，制《备荒录》副本，一份由卫城专职档案员妥善典藏，一份上报边郡衙署存档。每一次荒年过后，及时将新之备荒档案补入《备荒录》，使其成边地备荒救恤之系统典籍，为后世供持续之鉴。
档案保管规制
档案之传承，在于典藏；典藏之关键，在于严苛。备荒档案乃边地备荒之传世之鉴，其完好与否，关乎后世备荒之效。故当立严苛之档案保管之制，妥善典藏、严防损毁、杜绝遗失，确保档案能代代相传、长久留存。
卫城需设专门档案库房，选址当合典藏之求，择干燥、通风、不易起火、不易浸水之处，避潮湿、火灾、水渍等隐患。库房内备完善之防潮、防火、防盗、防虫之具，定期检查、维护、补充，严禁烟火，严禁堆放易燃易爆之物，严禁无关之人入内。
专职档案员司库房管理与档案保管之责，明保管之责、细保管之程。
其一，定期检核档案之况，月作全面排查，及时晾晒受潮档案、处置破损档案、施防虫之措；
其二，严守档案保管之规，严禁随意翻阅、篡改、损毁、转借档案；
其三，规范档案存放，依类别、按时序有序摆放，做好标识；
其四，严格履行交接手续，离任时与继任者逐一核对档案，办理交接之仪。
如此，方可确保档案长久留存、代代相传，发挥其传世镜鉴之功用。
档案查阅规制
档案之价值，在于用；用之关键，在于规范。备荒档案乃备荒救恤之重要依据，当立严苛之查阅规制，明查阅之权、规范查阅之程，确保档案能合理利用、规范使用，为备荒救恤供支撑，不闲置、不滥用、不损毁。
查阅之人当严格限定，仅限后世官吏、乡绅、专职档案员，余者未经批准，不得查阅。后世官吏查阅档案，意在鉴往岁经验、定备荒救恤之举；乡绅查阅档案，旨在知边地灾荒之史、参与备荒之谋；专职档案员查阅档案，用以开展档案整理、核查、补充之事。各类之人查阅档案，皆需恪守查阅之规、履行查阅之手续。
查阅之程当规范严谨，行“申请—批准—陪同—查阅—归还”之序。查阅之人需呈书面申请，明查阅之目的、范围、时日，签字确认后上报。经批准后，由专职档案员陪同查阅，严禁单独入库房、单独接触档案。查阅之中，严禁涂改、损毁、摘抄、转借档案，严禁将档案带出库房。
若需摘抄相关内容，需经批准后，由专职档案员代为摘抄、核对。查阅毕，查阅之人需如实填写查阅记注，注明查阅之时、查阅之人、查阅之内容、查阅之用途，签字确认后，由专职档案员将档案及时归还、归档。
档案核查校准规制
档案之信，在于真实；真实之要，在于核查。备荒档